経費ルールがないと何が起きる？曖昧な運用が会社を疲弊させる

経費の処理、「なんとなく前からこうしているから」と曖昧なルールのまま運用していませんか？

実はその”なんとなく”が経理部門に大きな負担をかけ、社内トラブルや税務リスクを引き起こす原因となることも少なくありません。

本記事では、経費ルールを整備しないと起きがちな問題について具体的に解説しながら、なぜ今ルール整備が重要なのかをご紹介します。

♦️ルールが曖昧なままだと起こる３つの問題

経費ルールが整っていないと、経費部門だけではなく全社的に非効率やトラブルが広がります。以下の表に、よくある問題とその影響をまとめました。

①社員ごとに解釈が異なる「自分ルール」が横行

経費の申請方法が統一されていないと、社員ごとに異なる法補で書類が提出されます。

Excel・PDF・メール本文などの形式がバラバラだと、確認作業が頻雑になり、処理ミスや記録漏れの原因にもなります。

②経理の二度手間・三度手間が発生する

「この申請、何の経費？」「レシートにメモがない」「勘定科目が違う」＿＿

こうした”ちょっとした確認”が積み重なって、経理担当者の負担は増加します。

申請内容が不明確だと、都度の確認や修正が必要になり、経理の生産性が大幅に低下します。

③不正・横領リスクや税務否認の可能性も

ルールがなければ、「何がOKで何がNGか」が社内で共有されません。

その結果、私的利用に近い経費が混じってしまったり、適切な証憑が残っていなかったりと、税務署からの指摘対象になるケースも。

社員に悪意がなくても、ミスや誤解が積み重なることで大きなリスクになります。

　→「前の担当者がこうしてたから」「とりあえずこれで大丈夫」＿＿そんな曖昧なルールのままでは、新任担当者は毎回手探りで作業することになります。

ミスや確認作業が増え、経理部門全体の属人化が進んでしまうのです。

　→経理処理の手順が特定の担当者の頭の中にしかない、というケースも多く見られます。この場合、その人が不在になると業務が止まってしまい、経費処理がストップ＝会社の数字が見えなくなるというリスクが生じます。

インボイス制度や電子帳簿保存法など、法制度の整備にともない、”なんとなく”処理していた経費も、明確な対応が求められる時代になっています。